Рано или поздно любой руководитель приходит к мысли о систематизации документооборота своей компании. Сначала он не может найти нужное письмо, отправленное контрагентом месяц назад, потом секретарь не может ему выдать информацию о том, получил ли контрагент отправленную ему информацию. Это лишь малая толика факторов, которые влияют на принятие решения о внедрении СЭД в компании.
Исторически в большинстве компаний документооборот ведется без всяких правил и стандартов, документы регистрируются кое-как, в лучшем случае какая-то информация записывается в бумажный реестр, а документы хранятся в картонных папках с бирками. Но с ростом компании, а соответственно и ростом объема документооборота, появляется необходимость в систематизации этого процесса. Все входящие/исходящие документы начинают сканироваться и сохраняться в некоей структурированной системе каталогов на сервере, появляется реестр выданных входящих/исходящих номеров.
Но это лишь полумеры, т.к. по ошибке разным документам может быть присвоен один номер, у документов отсутствуют регистрационные атрибуты, по которым эти документы могут быть найдены (описание, отправитель, получатель, номер, дата регистрации, статус документа и т.п.), нет возможности настроить процесс согласования/утверждения документов, низкая защищенность системы от отказов.
Повысить эффективность ведения документооборота в компании призваны различные системы электронного документооборота (СЭД).
Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с электронными документами.
СЭД в компании решает следующие задачи:
- Оперативное управление документами за счет автоматизации контроля выполнения и прозрачной организации работы на всех уровнях.
- Повышение эффективности хранения, управления и доступа к документам.
- Поддержка системы менеджмента качества, соответствующей мировым стандартам.
- Протоколирование операционной деятельности компании (внутренние служебные записки, анализ деятельности подразделений, выявление узких мест).
- Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация их выполнения и контроля.
- Минимизация использования бумажных документов в документообороте предприятия.
- Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
- Упрощение поиска документов за счет наличия оперативного электронного архива.
В чем преимущество электронного документооборота перед обычным?
- Экономия времени: сотрудники тратят меньше времени на поиск документов. Исключается потеря времени на поиски файлов и документов, которых, по какой-то причине, не оказалось на своём месте.
- Регулярно создаются резервные копии базы данных, благодаря чему исключается возможность безвозвратной потери документа, если его случайно или преднамеренно уничтожат или же он просто сгинет в офисном беспорядке.
- Повышение эффективности внутренней работы компании: СЭД позволяют руководителям отслеживать статус документа на протяжении всех этапов его согласования и утверждения. Кроме того, СЭД позволяет не только оперативно найти запрашиваемый файл, но также и получить информацию о том, кто его создал, кто его редактировал, а так же просмотреть промежуточные версии файла.
- Централизованное управление взаимоотношениями с контрагентами. К примеру, достаточно лишь одного щелчка мыши, чтобы найти все необходимые документы, связанные с различными типами взаимоотношений между организацией и контрагентом.
- Возможность более гибкого графика работы: благодаря современным технологиям в области коммуникаций, сотрудники получают возможность работать удалённо. Сотрудникам больше не потребуется дожидаться, пока бумажные копии документов будут пересылаться из соседнего офиса.
- Повышение отказоустойчивости: центральная база данных позволяет делать резервные копии, благодаря чему снижается риск случайной или умышленной потери информации.
- Снижение затрат на логистику документов: бумажные документы, которые пересылаются между отделами или контрагентами, могут пересылаться в электронном виде.
- Повышение уровня удовлетворённости сотрудников и руководителей: оптимизация ежедневных задач позволяет сотрудникам получать больше удовлетворения рабочим процессом.
Освобождение сотрудников от таких задач, как обработка первичной документации, позволяет им посвятить себя другой деятельности. В то же время, руководители отделов получают больше возможностей контролировать работу своих подчинённых. В конечном счёте, некоторые компании могут обнаружить, что внедрение системы электронного документооборота и управления бизнес-процессам позволяют им выйти на новый бизнес-уровень.
У нас есть отдельная рубрика, в которой мы развенчиваем мифы о СЭД, но если коротко, это:
- не дорого (относительно не дорого: ведь стоимость зависит от типа СЭД и размера компании);
- не долго (установка и обучение сотрудников занимает некоторое время, но без системы впустую времени уходит больше);
- не страшно (наши сотрудники грамотно и понятно обучают работе с системой.
- не требует отдельного сотрудника, который занимается документооборотом
У систем электронного документооборота интуитивно понятный интерфейс, и маловероятна ситуация формата «я недопонял, а оно все куда-то делось само».
В целом, СЭД это не трата а инвестиция.