СЭД, как способ оптимизации и автоматизации бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов
Разработка и внедрение первых систем электронного документооборота проходило на крупных предприятиях своими силами. Эти системы были полностью закрытыми и негибкими, а стоимость разработки и внедрения была достаточно высокой. Применяли электронный документооборот только там, где исключение ручной обработки документов могло принести немалую экономию, оптимизация бизнес-процессов не проводилась. Остальные организации по-прежнему работали с бумажными носителями. Что происходит с документооборотом в наши дни? Какие системы существуют и почему сотрудники принимают в штыки инновационные технологии?

Виды электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) — это совокупность автоматизированных процессов обработки электронных документов.
Развитие систем электронного документооборота началось в конце ХХ века, когда на рынке появились программы по автоматизации делопроизводства. С тех пор эта отрасль активно растет. Все большее количество компаний внедряет различные системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов, чтобы повысить эффективность работы компании и свести к минимуму затраты на ручную обработку документов.
Основной единицей системы электронного документооборота является электронный документ, представляющий собой совокупность атрибутивной информации и файла того или иного формата, хранящиеся на машинном носителе.

Преимущества внедрения систем электронного документооборота:

  • однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе;
  • автоматизация операций, сокращающая время движения документа и повышающая оперативность исполнения;
  • формализация жизненного цикла документа, дающая возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
  • единое хранилище документов, исключающее возможность их дублирования;
  • эффективный поиск документа по минимальной информации;
  • система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе его жизненного цикла.
В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько видов электронного документооборота:
  • производственный ЭДО;
  • управленческий ЭДО;
  • архивное дело;
  • кадровый ЭДО;
  • бухгалтерский ЭДО;
  • складской ЭДО;
  • секретный и конфиденциальный ЭДО.

Функции и эффективность ЭДО

Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией процессов документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими:
  • создание атрибутивной карточки документа с его электронной версией;
  • формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него значений атрибутов из карточки документа;
  • поиск карточек документов;
  • формирование электронного документа с использованием шаблона;
  • создание маршрутов документа и управление его движением;
  • ведение журналов, классификаторов и справочников;
  • рассылка напоминаний и уведомлений;
  • согласование и утверждение документов;
  • формирование отчетов о движении и исполнении документов.
Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно.
Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:
  • сокращение времени в среднем на 75% на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций;
  • ускорение движения информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;
  • экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на канцелярские принадлежности и расходные материалы.
Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании:
  • рост производительности труда работников до 25%, благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов;
  • снижение рисков потери документов;
  • увеличение скорости согласования и утверждения документов;
  • повышение корпоративной культуры.
Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО.

Классификация систем электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами. Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам:
  • Системы делопроизводства. Предназначены для организаций с жестко формализованными правилами документооборота и вертикальным управлением.
  • Электронные архивы. Это системы с развитыми средствами хранения и поиска информации. Они не предназначены для поддержки движения документов, главная цель – организация хранения и поиска нужных данных.
  • Workflow-системы. Основная задача данных систем – автоматизация и оптимизация бизнес-процессов, а документы и документооборот являются средством осуществления потоков работ.
  • ЕСМ-системы. Это комплексные системы управления корпоративным контентом, которые реализуют сразу несколько функций – управление документами; управление образами документов; управление записями; управление потоками работ; управление веб-контентом; управление мультимедиаконтентом; управление знаниями; управление коллективным взаимодействием.
Наиболее востребованными функциями СЭД являются:
  1. Хранение и поиск документов.
  2. Маршрутизация и контроль исполнения документов: составление маршрутов документов, поддержка действий во время маршрутов, уведомление сотрудников о поступлении нового документа, автоматический контроль сроков исполнения.
  3. Составление аналитических отчетов, таких как отчет о текущей занятости, о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях.
  4. Обеспечение информационной безопасности, включая аутентификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе.
Некоторые СЭД имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами.

Виды СЭД

Особенностью российского внутреннего электронного документооборота организации является его вертикальная направленность: документ, прежде чем попасть к исполнителю, должен пройти ряд согласований и утверждений у вышестоящего руководства. Кроме того, в отечественном делопроизводстве присутствуют такие неотъемлемые части, как регистрационная система, подготовка отчетов, контроль исполнения. В связи с этим наиболее известными на российском рынке СЭД являются продукты местных разработчиков.
Как выбрать СЭД, подходящую вашему бизнесу
Поскольку разработчики предлагают множество программ автоматизации делопроизводства, важно не ошибиться при выборе той или иной СЭД. Существует несколько важных критериев, при помощи которых можно понять, подходит ли программа для компании или нет.
  1. Соответствие целям и задачам компании.
  2. Качество технической поддержки СЭД со стороны компании-разработчика во время установки и в процессе эксплуатации.
  3. Возможность доработки СЭД в случае расширения деятельности организации.
  4. Наличие документации по администрированию или изменению настроек СЭД.
  5. Защита СЭД. Система должна обеспечивать защиту информации в соответствии с политикой безопасности компании.
  6. Время, необходимое на восстановление СЭД после сбоев в работе.
  7. Стоимость СЭД, включающая стоимость покупки, лицензии, администрирования и технической поддержки.
Выбор системы зависит от того, что заказчик планирует от нее получить, какими ресурсами располагает и каков уровень развития компании в сфере организации электронного документооборота.
Для того чтобы окончательно определить, какую СЭД установить на предприятии, рекомендуется предпринять несколько простых шагов:
  • провести сравнительный анализ нескольких СЭД, максимально соответствующих требованиям;
  • оценить стоимость владения той или иной программой;
  • изучить схемы лицензирования и выбрать оптимальный вариант;
  • ознакомиться с комплексом услуг, предоставляемых поставщиком;
  • изучить демонстрационные материалы;
  • установить демо-версию программы;
  • изучить функциональные возможности СЭД и выделить самые важные с точки зрения деятельности компании.
После всестороннего анализа полученных данных можно принимать окончательное решение об установке той или иной программы на предприятии.

Внедрение электронного документооборота

Внедрение СЭД в организации — не простая задача. Недостаточно просто приобрести программу, установить ее на компьютеры и запустить в работу.
Успешность внедрения зависит от соблюдения нескольких условий.
  • Активное участие в автоматизации делопроизводства со стороны руководства компании. Быстрое решение организационных вопросов, связанных с внедрением СЭД, а также влияние на руководителей среднего звена и подчиненных, сопротивляющихся инновациям, помогает успешной реализации поставленной цели.
  • Соблюдение этапов установки позволит выдержать необходимые сроки и уложиться в бюджет.
  • Заинтересованность ключевых пользователей. При автоматизации документооборота необходимо учитывать интересы тех сотрудников, которые будут непосредственно работать в программе.
  • Грамотная подготовка проектной документации позволит избежать разночтений у исполнителя и заказчика в процессе эксплуатации системы.
Не стоит пытаться подстроить все процессы документооборота предприятия под внедряемую систему, так же как и полностью переделывать систему под бизнес-процессы заказчика. Очень важно соблюсти золотую середину, сочетая передовые практики и уже имеющийся регламент работы компании.
Чем больше в процессе внедрения учитываются перечисленные принципы, тем выше вероятность того, что переход предприятия на электронный документооборот будет удачным.
Порядок организации электронного документооборота в компании выглядит следующим образом.
  1. Разработка технического задания.
  2. Выбор СЭД.
  3. Описание бизнес-процессов.
  4. Составление смет, графиков, списка необходимых ресурсов и общего плана работ.
  5. Внедрение СЭД.
  6. Тестирование.
  7. Запуск СЭД в эксплуатацию.
  8. Контроль использования системы.
В процессе внедрения СЭД на предприятии неизбежно возникновение проблем и рисков, приводящих к нарушению сроков запуска проекта, превышению бюджета, неполному достижению целей, стоящих перед СЭД или даже к полному срыву внедрения программы.
Специфика рисков при внедрении ЭДО, так же как и при внедрении любой информационной системы в масштабах всей организации обусловлена тем, что за относительно короткий срок необходимо перевести значительную часть сотрудников на новые и непривычные для них методы работы.
К основным рискам можно отнести:
  • консервативность сотрудников;
  • недостаточная компьютерная грамотность сотрудников;
  • отсутствие регламентов на основные процессы;
  • слабое техническое оснащение;
  • отсутствие четкого управления проектом.
Чтобы предотвратить появление нежелательных проблем при организации электронного документооборота, необходимо детально спроектировать работу СЭД в компании, организовать ее поэтапное введение, обучить персонал и обеспечить ему оперативную поддержу в решении проблем, связанных с работой СЭД.
В целом, внедрение СЭД — это не просто инновация, это радикальный шаг к современному управлению информационными потоками. По данным CNews Analytics, отечественный рынок СЭД — один из наиболее активно развивающихся сегментов IT-индустрии.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *