Электронный архив документов

Если от бесконечного поиска документов вы чувствуете себя Яндексом, электронный архив документов вам в помощь.

Электронный архив

Система архивации или иной способ хранения документов (актуальных или уже нет) существует для использования в будущем (иногда запланированного, а иногда — не очень). Никогда не знаешь, что может понадобиться в дальнейшем, поэтому на всякий случай сохраняешь всё или почти всё.
Иногда организация утверждает, что вполне обходится без такого «пережитка», как специально организованный бумажный архив. Однако это не лишает ее потребности в хранении документации для непредвиденных нужд, и она располагается в неопределенном количестве шкафов и стеллажей, на которых ежедневно оседает новая порция бумаги. Поэтому поиск отдельного файла в таком месте порой похож на Форт Баярд. Соответственно, здесь необходим электронный архив документов.

Наличие специально организованного бумажного архива несколько упрощает задачу.

Для поиска документа в архиве вам нужно просто прийти в специально отведенное помещение, вспомнить кто, когда и зачем создал искомый документ (в зависимости от способа поиска: по дате/числу/отделу/названию или типу документа), затем глубоко вдохнуть и приобщиться ко всем прелестям работы с картотекой.
Но, всё это: а) время; б) деньги (потому что время — всегда деньги); в) ничто не гарантирует вам удачного поиска. Документ могли неправильно разместить, присвоить ему некорректные атрибуты, карточка из картотеки — потеряться, а документ — истлеть или порваться в самых неожиданных местах.
Однако совсем другое дело, если речь идет об электронном архиве.

Если представить суть и функции электронного архива* в упрощенном виде, то его внедрение сводится к несложной последовательности действий.

Во-первых, вам следует понять и решить, есть ли необходимость в сканировании всех печатных документов (или печатного архива), не имеющих электронного аналога? Будет ли это повышать продуктивность вашей компании? Стоит ли такое решение больших и неизбежных затрат? Если ответ положительный, то вам следует начать самостоятельное сканирование документов или отправиться к специальным людям (разумеется, мы можем помочь вам и назвать несколько подобных организаций), которые занимаются переводом печатной документации в электронную. В их распоряжении имеется специальная техника, позволяющая сохранять качество и читабельность текста (а также изображений, графиков) в самом оптимальном виде и высочайшем разрешении, (если есть такая необходимость).
Если необходимости в сканировании нет, или подобная задача уже завершена успешно, можно начинать «строительство» электронного архива. Тогда мы идем к вам.:) Наши сотрудники устанавливают на ваш сервер электронный архив документов и заносят в него всю необходимую информацию. При этом категоризируя её, выставляя атрибуты поиска и присваивая документам нужную степень конфиденциальности (или обучая этому вас, если речь идет о документах с повышенной степенью секретности).
В этой программе можно искать электронные версии документов по дате/ названию/ полному тексту/ неполному тексту/отдельным ключевым словам и даже по штрих-коду.
Более того, наши сотрудники научат вас самих пополнять архив быстро и эффективно.
Чем еще хороши электронные архивы? В принципе, всем.

Но нам всегда приятно перечислить их основные плюсы:

  • конфиденциальность. Вы заранее настраиваете права доступа: кому что можно и нельзя. И вам устанавливают систему согласно запросам и рассказывают, как увеличить круг доверенных лиц и вообще управлять данной опцией;
  • возможность самостоятельно управлять прочими параметрами системы. То есть менять и добавлять категории, атрибуты поиска, устанавливать срок давности, после которого документ уничтожается (если это необходимо) и т.д.;
  • наличие доступа к образу (электронной копии) или отсканированному документу. Это гораздо проще и быстрее осуществить и с чем на порядок проще работать, в сравнении с печатным оригиналом (который также можно хранить, если в этом есть необходимость);
  • централизованность. Много разных файлов на множестве носителей тормозят процесс работы, несмотря на то, что это более прогрессивно, нежели стеллажи со стопками бумаг. (Требование к сотрудникам сканировать свою документацию отнюдь не приводит к формированию архива и не оптимизирует работу компании никак). Электронный централизованный архив, напротив, позволяет любому человеку найти архивированный файл (если у него есть доступ) из любого места. То есть не нужно никуда ходить, ничего искать, перебирать картотеку, или расспрашивать причастных сотрудников;
  • автоматическое пополнение архива. Как говорится, идеальная работа — работа, которая делает себя сама. Так и в электронном архиве можно настроить функцию автоматического пополнения из различных программ и приложений**;
  • ну и, наконец, самым очевидным и приятным плюсом идёт экономия места (если компания полностью переходит на электронный архив без хранения оригиналов***) и времени на поиск документа, которое всегда можно пустить в продуктивное русло.

Поэтому во время оценки затрат (иногда немалых) на установку электронного архива учитывайте то время, которое у ваших сотрудников уходит впустую и сопутствующие этому неудобства.

Так что считайте электронный архив документов не лишней тратой, а выгодной инвестицией.

____________
*электронные архивы, разумеется, бывают разными, поскольку требования к архивам у всех компаний тоже разные..
**у этой функции есть нюансы и ограничения, которые нужно рассматривать на примере конкретной ситуации
***для верификации таких документов может служить, например, электронная подпись

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *