А точнее, три вопроса, ответы на которые существенно помогут разобраться в самом главном и важном.
Электронный архив, как таковой, и электронный архив, применительно к вашей конкретной организации.1. Когда и у кому нужен электронный архив?
- У компании с печатным архивом.
Если компания сознательно сохраняет, категоризирует и каталогизирует свои документы, значит в этом есть необходимость. Электронный архив — то же самое, но гораздо удобнее: часть документов заносится в архив самостоятельно (а другая часть еще и самостоятельно удаляется по прошествии срока давности), сильно упрощается поиск документов (по названию, атрибутам, отделу, штрих-коду и даже полному тексту).
Не говоря уже о том, что не нужно вставать и ходить за документом в специально отведенное помещение.:)
- У большой или средней организации без печатного архива, но с большим потоком документов: входящих, исходящих и внутренних.
Все эти документы оседают на полках, ПК сотрудников, флэшках и т. д. Поиск необходимого файла в такой организации отнимает несоразмерно больше усилий и времени, чем это реально необходимо.
Электронный архив в данной ситуации — отличный способ экономии вообще всего.
2. Нужно ли как-то подготовиться к установке электронного архива?
А если говорить подробнее, то нужно, как минимум, понять, что конкретно вы хотите иметь в результате:
- Какой планируется объем архива?
- Будет ли бумажный архив (при наличии оного) также оцифрован? Для оцифровки большого количества документов требуется обратиться в специализированную компанию и потратить на оцифровку определенное количество времени и денег.
- При оцифровке бумажной документации нужно определиться с требованиями к поиску документов.
- Какие критерии (атрибуты, название, дата, штрих-код, отдел, полнотекстовый поиск или все вышеперечисленные) будут более удобными и подходящими для вас?
- Будут ли храниться печатные аналоги? Как будет происходить процедура их выдачи?
- Какие будут права доступа в архив и каждый из его разделов?
- Как он будет пополняться?
- Будут ли сотрудники как-то взаимодействовать с архивом? (Искать, пополнять, брать бумажные копии документов). Или вы рассчитываете только на автоматическое пополнение? Или на отдельного сотрудника, который будет этим заниматься?
- Какой необходимой информации нет у документа, и она требует ручного ввода?
- При переводе всех документов в электронный вид, без сохранения бумажного аналога, как именно будет подтверждаться их подлинность?
3. Может стоит самостоятельно внедрить электронный архив и сканировать печатные документы собственными силами?
Ну, теоретически, возможно, всё. По крайней мере, очень многое. Однако вернемся к реалиям.
Внедрение электронного архива требует следующего:
- Качественное сканирование печатных документов (при переводе печатного архива в электронный). Помимо качественного оборудование для поточного сканирования в нормальном разрешении нужна специальная техника, помещение, люди, которые потратят на это определенное количество времени. Вся процедура, в целом, это время и ресурсы.
- Грамотная оценка функций архива, его опций, необходимых способов поиска. Опять же, чтобы сделать один раз и хорошо нужен или опыт или очень четкое понимание ситуации и потребностей (в идеале — комбинация первого и второго).
- Нужно не только установить специальное ПО и ввести все необходимые документы в программу, но и обучить всех сотрудников, которые будут задействованы в пополнении архива или будут использовать его для поиска.
В целом, нужно оценить насколько оптимальнее (деньги, качество, трудозатраты) реально обойдется внедрение электронного архива своими силами и будет ли это лучше.
Стоит учитывать, что отдавая эту задачу на аутсорсинг, вы доверяете работу специалистам с опытом работы. Это как иметь права на вождение автомобилем или права + водительский стаж N лет. Как говорится, почувствуйте разницу.
Также компания-исполнитель — не только качественно и оперативно внедрит вам систему, но и поможет задать себе все эти и некоторые другие вопросы, для прояснения важных нюансов, о которых, возможно, вы не задумывались вообще.
