Управление корпоративным контентом

Управленческая СЭД или управление корпоративным контентом (или оптимальный способ «разделять и властвовать*»

Управленческая СЭД

Управленческая СЭД — естественный и прекрасный продукт электронных технологий и стремления ко всеобщей оптимизации. Ведь суть появления машинного труда, информационных технологий и автоматизации бизнес-процессов — стремление снять с живых людей скучные и времязатратные рутинные обязанности, которые легко выполнит машина (автоматическое удаление, маршрутизация, сохранение документов, которые настраиваются четко под цели и задачи вашей компании). Также — что является существенным плюсом — установка СЭД нивелирует многозадачность, которая рассредоточивает внимание и существенно снижает показатели продуктивности сотрудников организации.

Управленческая СЭД — не только перевод всей документации в электронный вид, но и качественная систематизация всех бизнес-процессов.

Представьте себе одну удобную систему, установленную на ПК каждого участника цепи коллективной работы. Система обладает лаконичным и интуитивно-понятным интерфейсом [что не помешает нам ознакомить вас со всеми ее функциями и возможностями] и обладает множеством приятных функций: через эту систему передаются сообщения и делегируются рабочие задачи, которые могут быть организованы как последовательно, так и параллельно, по четким шаблонам, позволяя работе осуществляться строго поэтапно и по четкой схеме, нивелируя элемент недопонимания между сотрудниками и отделами. Система позволяет просматривать и извлекать любую версию документа. А также наблюдать за цепочкой работы над ним: этапы получения, прочтения и внесения корректировок, — давая руководству и работникам более четкую картину состояния той или иной задачи.
В дополнение к единой системе управления корпоративным контентом можно ввести совещания и конференции в видео-формате или мессенджерах. Это нововведение, в совокупности с прочими преимуществами СЭД позволит перевести часть сотрудников на режим удаленной работы. Это сократит пространство и стоимость арендуемых помещений, а также повышает степень удовлетворенности сотрудников от своей работы и жизни в целом. К тому же видеоконференции — важный элемент современных деловых отношений. Повышающий качество работы с контрагентами, что сделает их отличным дополнением к СЭД. Хотя, разумеется, они требуют отдельного ПО и в саму систему не входят.

При подобном масштабном внедрении системы возникает закономерный вопрос о сохранности и безопасности большого объема жизненно важных данных.

Поэтому, разумеется, вся информация из системы электронного документооборота (разные документы, которые создаются и изменяются на разных компьютерах) поступает в единую базу данных. Поскольку база данных это весьма внушительное хранилище, то взаимодействие с ним осуществляется через систему управления базами данных.
Выглядит это примерно так: в компании есть сервер с системой управления базами данных (СУБД), и есть отдельный сервер с жизненно-важными программами для всей компании (в том числе с СЭД). И есть много-много пользовательских компьютеров (клиентов), которые работают в системе, достают из нее файлы, меняют файлы, кладут в нее файлы обратно, ставят «галочки» о прочтении и т.д. Все эти действия проходят через сервер, который делает запрос в базу данных для получения информации, а также отправляет туда информацию на хранение. Вот такой конвейер.
Если вы не смогли дочитать предыдущий абзац до конца, то просто знайте, что есть такое особенное место, куда информация поступает, где надежно лежит, и откуда сама никуда не денется.

В качестве итога, небольшой лист тезисных преимуществ управленческой СЭД:

  • в компании с СЭД много людей, много задач, много информации. Но только одна программа, в которой происходит управление всеми бизнес-процессами и документами;
  • четкая маршрутизация документов;
  • автоматизация рутинных процессов;
  • стандартизированные шаблоны документов для работы;
  • прозрачная и последовательная цепочка работы над документом;
  • возможность извлечь версию документа на любом этапе работы;
  • надежное сохранение информации;
  • возможность вывести часть сотрудников на удаленную работу.
И, как итог, оптимизация всей рабочей деятельности, большее удовлетворение собственным трудом и жизнью. Как у сотрудников, так и у руководства.
Под конец, мы хотели бы добавить, что управленческая СЭД вовсе не означает, что Вашей компании нужно быть очень большой, или иметь финансовый оборот больше определенных пределов.
Ведь речь идет о разных системах, сложность и стоимость которых напрямую зависит от размеров вашей компании.
Мы готовы оказать вам качественные услуги по подбору, установке и обучению эксплуатации системы. Причем с набором тех функций и такого ценового сегмента, который подойдет именно Вам.
* Для справки: divide et impera (разделяй и властвуй (лат.)) — принцип управления Римской империей сенатом. Он предполагает наличие самостоятельных структурных единиц, в пределах единого государства. Также эту фразу часто используют применительно к разделению большого потока чего бы то ни было (в нашем случае — документов и информации) на более мелкие категории, в рамках которых удобнее осуществлять рабочую деятельность:)).

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *