Внедрение DocsVision в проектном институте.

С чего все начиналось.

Когда я пришел в компанию в 2009 году, системы электронного документооборота как таковой еще не было. В качестве СЭД использовался Microsoft Sharepoint portal server 2007, в котором регистрировались некоторые документы, а про внедрение DocsVision даже разговора еще не было. Компания росла, росли и требования к документообороту. Поэтому было принято решение привести электронный документооборот в порядок. В качестве платформы использовался тот же самый Sharepoint, т.к. он уже был приобретен, да и его возможностей вполне хватало для закрытия большинства потребностей (на тот момент времени).

Внедрение СЭД происходило в несколько этапов:

На первом этапе было систематизировано хранение документов — были формализованы основные виды документов, их реквизиты, нумерация, места хранения и порядок регистрации.
Таким образом была построена архивная СЭД компании. Теперь документы хранились упорядоченно, существенно упростился их поиск.
Далее началось внедрение системы управления бизнес-процессами. Такими, как согласование/утверждение договоров, ознакомление с входящими письмами, работа с различными заявками и т.п.
Первым был реализован бизнес-процесс согласования договоров — теперь в любой момент можно было отследить, на каком этапе находится согласование, ознакомиться с правками всех согласующих. Были настроены оповещения о «зависших» согласованиях, что упростило жизнь как юристам. так и самим согласующим.
Одним из первых так же был реализован HelpDesk для отдела ИТ — теперь все заявки шли через него, что сделало более эффективной и прослеживаемой работу специалистов.
Постепенно реализовывались и другие сервисы в рамках СЭД, но уже к 2012 году стало понятно, что ограниченные возможности платформы мешают дальнейшему развитию. Например, оказалось, что Sharepoint имеет ограничение на количество процессов, привязанных к одному элементу списка. Обнаружено это было опытным путем, когда появились сложные договоры, требующие многократного запуска процессов согласования. Так как платформа не позволяла зацикливать отдельные фрагменты процессов по условию (возвращаться на предыдущие шаги), приходилось при каждом изменении документа запускать новый процесс согласования. В итоге при попытке запустить 21-й процесс система выдавала ошибку. Так же система не позволяла настраивать внешний вид списков и библиотек без вмешательства программиста. В итоге руководством компании было принято решение перейти на более мощную СЭД. Внедрение новой системы было осложнено еще и тем, что система внедрялась в холдинге из трех проектных институтов, в каждом из которых было свое руководство. В данной ситуации могли сработать законы Мерфи.

Внедрение DocsVision.

Т.к. платформа DocsVision мне уже была знакома, то решили использовать ее. В то время уже вышла 5-я версия платформы, но для внедрения использовалась версия 4.5, как наиболее проверенная и обкатанная на многих внедрениях.

Процесс перехода (внедрение DocsVision) был разделен на следующие этапы:

  1. Формализация бизнес-процессов. Описание (в виде алгоритма) существующих процессов попутно с их оптимизацией. Были составлены карточки на все бизнес-процессы компании, согласованы с владельцами этих процессов и утверждены руководством институтов. Бизнес-процессы были разделены на общие (единые для всех институтов холдинга) и на персональные (используемые только в каком-то одном институте).
  2. Планирование и реализация инфраструктуры системы. Т.к. СЭД внедрялась в холдинге из трех проектных институтов, это соответствующим образом повлияло на информационную структуру системы. Были сформированы и заполнены справочники (оргструктура институтов, справочник контрагентов, справочник видов/типов документов, нумераторы и т.д.). Составлена  ролевая модель  СЭД и матрица прав доступа. Были разработаны все необходимые бизнес-процессы, в соответствии с утвержденными руководством алгоритмами. Под СЭД был выделен отдельный сервер, на котором и была развернута платформа DocsVision. База данных была расположена на SQL-сервере компании.
  3. Разработка нормативной документации. Параллельно с планированием и реализацией инфраструктуры были разработаны все необходимые положения, регламенты и инструкции по работе с СЭД. Было произведено предварительное ознакомление пользователей с интерфейсом и обучение сотрудников, которые будут заниматься регистрацией документов.
  4. Перенос данных. Для переноса данных из Sharepoint portal server в DocsVision был приобретен соответствующий программный шлюз. Но при первичном тестировании этого шлюза скорость его работы была признана крайне неудовлетворительной — процесс переноса данных занял бы несколько месяцев. В итоге был написан свой собственный модуль переноса данных. Данные обеих систем электронного документооборота хранились на Microsoft SQL Server, соответственно была проанализирована их структура, составлена схема, после чего уже был реализован механизм переноса. Сразу скажу — программно было перенесено порядка 97% всех данных, часть данных пришлось переносить вручную, в основном это были те данные, которые появились в системе в самом начале работы, когда еще не был реализован единый механизм регистрации и было расхождение в атрибутах карточек документов.
  5. Запуск новой системы электронного документооборота. На подготовительные мероприятия ушло порядка 4 месяцев, за которые было реализовано все необходимое для запуска. И в день «Ч» состоялся переход на новую СЭД — всем пользователям был закрыт доступ к регистрации документов в старой системе электронного документооборота.

Опытная эксплуатация.

В первые 2-3 недели была тонна негатива от некоторых сотрудников (в основном это были сотрудники в возрасте, которые не нашли времени, чтобы пройти обучение и почитать инструкции), которые требовали вернуть старую СЭД. Но внедрение DocsVision уже шло полным ходом. В итоге через месяц после запуска большинство сотрудников уже уверенно использовало DocsVision. Период опытной эксплуатации был установлен в 3 месяца — в это время усиленно выискивались ошибки и недочеты в работе, шлифовались и оптимизировались карточки и бизнес-процессы. В итоге внедрение системы было начато в феврале 2012 года, запуск системы состоялся в июне 2012 года, в полной мере система заработала уже в сентябре 2012 года.
Данная система работает в полную силу и по сей день. В ней появилось множество новых сервисов, например, СЭД является основой для сертифицированной по ISO9001:2015 системы менеджмента качества (СМК). В системе работает полный цикл коммерческо-договорной работы, от запроса клиентом коммерческого предложения до заключения договора с этим клиентом. Данные из СЭД поступают в системы управленческого учета и календарного планирования работ по проектам.

Что нужно понимать тем, кто решит заниматься внедрением подобной системы самостоятельно:

  • Необходим разработчик, который досконально знает платформу, занимался разработкой на ее базе и владеет С#.
  • Необходим бизнес-аналитик, способный проанализировать все бизнес-процессы компании, оптимизировать их и выдать задание разработчику. Причем этот бизнес-аналитик сам должен иметь опыт разработки ПО, иначе он не сможет квалифицированно выдавать задания разработчику.
  • Необходимы временные ресурсы — внедрение СЭД в организации, где работает более 100 сотрудников, может занять не один месяц.
  • Необходимы средства — внедрение DocsVision должно происходить на выделенном сервере, а не соседствовать с разнокалиберным ПО на обычном офисном компьютере.

Внедрение DocsVision в проектном институте.: 2 комментария

  1. Сергей

    А почему перешли на DocsVision, а не обновили Sharepoint?

    1. Александр Карев

      Добрый день, Сергей.
      DocsVision из коробки предоставляет гораздо более широкий инструментарий для настройки, чем Sharepoint. В 2012 году в Sharepoint не было визуального редактора карточек и бизнес-процессов. Так же DocsVision — гораздо более гибкая система. Sharepoint требует больше усилий для настройки под нестандартные задачи.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *