Как подготовить сотрудников к работе в СЭД?

Что нужно для подготовки сотрудников к внедрению СЭД?

Как повысить эффективность СЭД?Итак, вы решили повысить эффективность своего бизнеса и перевести бизнес-процессы и документооборот в электронный вид. Однако помимо вашего стремления к оптимизации, в штате компании работает N человек, которые эту идею должны поддержать, да еще и улучшить, а не ухудшить показатели.
И, разумеется, среди них есть пласт людей, которые в силу своего возраста, образования, скорости усвоения новой информации или других причин будут без энтузиазма относиться к изменению всего процесса делопроизводства. Поэтому нужна грамотная подготовка (психологическая + хорошее обучение). Нужно провести совещание и донести до своих сотрудников, что цель предстоящих изменений — не только повышение эффективности и оборотов компании, но и более удобный, приятный и продуктивной режим работы каждого ее сотрудника. Нужно просто приложить немного внимания и усилий, и они окупятся сторицей.
Следующий шаг — грамотно проведенное обучение, с хорошим тренером, который не только отлично разбирается в материале, но и может доходчиво этот материал донести до слушателей. Не нужно забывать и о «слайдах». Мультимедийный проектор, с выводом информации на широкий экран, позволит как объяснять, так и показывать. Наглядность всегда хорошо способствует более быстрому усвоению информации и запоминанию нюансов.
При этом желательно сформировать для обучения как общую группу, так и несколько отдельных, по отделам, чтобы сотрудники лучше понимали, как именно выбрать и использовать СЭД в своей конкретной сфере деятельности.
Ну и, третий, самый важный момент — грамотное внедрение системы электронного документооборота и ее использование, ибо самые частые препятствия на пути эффективного внедрения:
1. Отсутствие четкой и однозначно сформулированной структуры данных СЭД (в это понятие входит также структурирование информации в рабочих приложениях (типа 1С и т д).
Все разрозненно обрабатывается, сохраняется, утверждается и используется.
Поток информации должен быть понятен, с хорошо настроенной маршрутизацией, грамотной обработкой и согласованным хранением (все ненужное или устаревшее в определенный момент автоматически переходит в архив).
2. Отсутствие отлаженной системы доступа.
То есть нет разделения доступа к информации в соответствии с должностными и служебными обязанностями сотрудников. Каждый сотрудник должен получать только тот тип и объем данных, которые ему необходимы для работы. Это повышает эффективность деятельности в целом.
3. Плохо ведется отслеживание документов.
Опять же, несвоевременное доведение до сотрудников информации о получении, отправке, прочтении, работе над документом и поступившими корректировками не позволит повысить эффективность функционировании бизнес-процессов компании.
4. Плохая организация обмена информацией между отделами.
Запрос информации, обработка запроса, выдача информации или документа должны быть однотипны, четко описаны и просты.
5. Несоответствие СЭД государственным и отраслевым нормам, а также внешним законодательным требованиям (если это применимо).

Если Вы хотите повысить эффективность СЭД, то для успешного внедрения необходимы:

— грамотная структуризация и маршрутизация информации еще на этапе подготовки к внедрению;
— формализованные (документально зафиксированные) бизнес-процессы компании;
— сформированная и оптимизированная матрица доступа к информации;
— позитивно настроенный и хорошо обученный персонал.
Без грамотно построенной структуры СЭД самый замотивированный и обученный сотрудник потеряется в системе и примет ее в штыки.
Если Вы все еще раздумываете о предполагаемой пользе СЭД для Вашего бизнеса, обратитесь к нам за бесплатной консультацией. Мы проанализируем Вашу ситуацию и предложим оптимальное решение.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *