Интерфейсы СЭД (Система Электронного Документооборота)

Дружелюбное лицо вашего корпоративного друга или немного об интерфейсах.

Сегодня мы разберем с вами, как устроен интерфейс систем электронного документооборота SharePoint Foundation и DocsVision. Как в них происходит работа, и в чем принципиальное различие этих программ. Для удобства прочтения и ознакомления с изображениями мы решили разбить эту статью на 2 части, посвященные DocsVision и SharePoint Foundation соответственно. Данная статья о DocsVision, и именно с этой СЭД будет происходить сравнение в этой статье.

Интерфейс DocsVision

Как вы можете заметить, в этой СЭД, как и в большинстве управленческих и учетных программ, интерфейс разделен на два «окна»: левое с привычной древовидной структурой папок и правое — с выбранной папкой или задачей.

Интерфейс DocsVision
Левое «окно» изначально — абсолютная tabula rasa — чистый лист. Содержимое этого окна и является собственно структурой системы электронного документооборота. Основы этой структуры появляются там на этапе внедрения, в соответствии с техническим заданием. Заполнением структуры может заниматься как сам заказчик самостоятельно, так и подрядчик, выполняющий внедрение системы (например, мы). Правильнее будет отдать формирование структуры СЭД подрядчику, ведь у подрядчика уже есть опыт, и он сформирует систему оптимальным образом.  Это не стремление «срубить легких денег», это именно оптимальный вариант, т.к. если структуру изначально сформировать не правильно, то ее переделка в дальнейшем обойдется в бОльшие деньги.
«Веточки» можно вырастить любые, в зависимости от задач, для реализации которых вам нужна система электронного документооборота. Например:
— входящая корреспонденция;
— исходящая корреспонденция;
— договоры;
— счета;
— доверенности;
— приказы;
— коммерческие предложения
И т. д.

Помимо принадлежности к конкретной папке — «веточке» дерева, каждый документ может принадлежать к отдельной упорядоченной структуре данных и участвовать в разных бизнес-процессах. Например, исходящее письмо может относиться к конкретному договору или коммерческому предложению, а протокол совещания – к проекту. Таким образом, на документ можно выйти не только непосредственно, найдя его в папке, но и через связанные документы.

А теперь давайте разберемся что со всем этим можно делать?

Интерфейс DocsVision

В принципе, все, что вы делали прежде, только на совершенно другом уровне – быстрее и качественнее. Документ отправляется все тем же сотрудникам, ответственным за его создание и согласование,
только все это будет не в пример быстрее и прозрачнее. Далее получатель может принять документ в работу, внести коррективы, согласовать либо отклонить. В таком случае документ вернется к своему создателю на доработку. И DocsVision будет автоматически рассылать оповещения о каждом действии всем участникам процесса (или не будет, если вам это не нужно).
У каждого электронного документа, который хранится в системе DocsVision есть карточка, которую заполняет регистратор,
указывая отправителя, получателя (указывая себя в качестве отправителя или получателя, например), а также тему, дату регистрации, название и краткое содержание документа (собственно, присваивая ему те самые «атрибуты» то есть характерные признаки, по которым этот документ можно будет найти впоследствии. Интерфейс DocsVision
Дата регистрации и номер документа формируются автоматически, а счетчик номеров настраивается отдельно под каждый тип документа, например, он может обнуляться каждый год 1 января, таким образом позволяя хранить и осуществлять поиск документов по годам.
Поиск в такой системе происходит, как мы уже упомянули, по какому либо из атрибутов (или по всем, в совокупности), или путем полнотекстового поиска по тексту самого документа (пример карточки поиска ниже)
Интерфейс DocsVision
Также обратите, пожалуйста, внимание на один из самых простых бизнес-процессов в системе DocsVision. Бизнес-процесс позволяет настроить алгоритм жизненного цикла документа: что с ним происходит после совершения того или иного действия или принятия того или иного решения (подписать, отклонить, внести коррективы, отправить в архив и т.д.) — всё это настраивается на этапе внедрения, опять же в соответствии с техническим заданием.
А вот пример сложного бизнес-процесса:
Интерфейс DocsVision

Заключение

Как видите, интерфейс системы достаточно прост и приятен в работе. Его наполненность зависит от количества документов, числа отделов, количества сотрудников и выполняемых сотрудниками задач.
Однако поскольку ваши сотрудники уже задействованы в вашем конкретном НЕ электронном документообороте, обучение аналогичной работе, но в ее электронной версии не отнимет много времени и существенно сэкономит его в будущем.
Вы можете посмотреть на программу «в живую», или записаться на бесплатную консультацию к нашим специалистам. Оставляйте свою заявку с именем и контактным номером телефона, и мы свяжемся с вами в ближайшее время!

Интерфейсы СЭД (Система Электронного Документооборота): 2 комментария

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *