Так на чем же делать акцент, обосновывая инвестиции в СЭД?
Инициаторы внедрения систем электронного документооборота (СЭД) могут встретить отпор или некоторый скепсис со стороны руководства при попытке обосновать инвестиции в СЭД. Чаще всего он вызван опасениями, что подобное новаторство негативно скажется на бизнесе, приносящем стабильный доход. Будут потрачены деньги на покупку лицензий, на внедрение системы, автоматизацию процессов и обучение персонала, НО:
а) на поддержку системы будет уходить больше средств, чем она сэкономит;
б) новый способ делопроизводства и взаимодействия сотрудников не оптимизирует бизнес-процессы, а напротив замедлит, в силу новизны и недостаточной подготовленности штата к работе в системе;
в) функционал системы будет недостаточен для решения всех необходимых задач;
г) опасения за конфиденциальность информации в системе;
д) плохая масштабируемость и т. д.
Для того, чтобы избавить руководство от опасений перед внедрением системы следует:
1) Ознакомиться с кейсами внедрения СЭД компаниями с похожими условиями и задачами делопроизводства. Можно даже привести в пример нашу компанию: Как я внедрял СЭД DocsVision в проектном институте.
2) Определить, что именно вы хотите улучшить за счет внедрения СЭД, какие отделы будут вовлечены? Какие сотрудники? Какие задачи будут выполняться в рамках СЭД?
3) К каким результатам вы хотите прийти? Попробуйте провести расчеты эффективности (например, посчитать насколько быстрее будут согласовываться документы в электронном виде, как это повысит производительность труда сотрудников, насколько уменьшится стоимость хранения электронных документов по сравнению с бумажными и т.п.). Затем переведите полученный результат в денежный эквивалент и оцените потенциальную выгоду СЭД.
Если выгода окажется ощутимой, то это будет самым сильным аргументом в пользу инвестиции в СЭД.
4) Попробуйте подсчитать за какой период окупятся стоимость системы и ее внедрение.
5) Проанализируйте, какими другими программами и приложениями пользуются сотрудники, заинтересованные во внедрении СЭД. Есть ли возможность интеграции этих систем в СЭД?
В сделанных расчетах должно быть четко указано:
— зачем компании такая система;
— каких показателей она добьется с ее введением;
— как быстро система окупится и насколько потенциальная выгода превысит издержки;
— как компания N в схожей ситуации внедрила СЭД, и насколько сильно улучшила свои показатели.
Лучшая аргументация инвестиции в СЭД — это факты и цифры, качественное прогнозирование и опора на опыт предшественников.