В этой статье мы рассмотрим реальную ситуацию: интеграция СЭД с действующей ERP-системой, ситуацию до внедрения, требования к системе и процедуру поэтапного внедрения, полученный результат с описанием методологии оценки эффективности проекта.
Посылки к внедрению.
Заказчик проекта — крупная IT компания, со штатом более 700 сотрудников и офисами в России, Украине и Юго-Восточной Европе.
Потребность в оптимизации обусловлена стремительным ростом компании и масштаба проектов: увеличилось количество документов, усложнился процесс их согласования и обработки. Возникли сложности в согласовании деятельности бухгалтерии и отдела логистики, которые располагались в различных офисах компании.
Сложности проявлялись в долгом и многоэтапном процессе получения техники и оборудования: сначала сотрудники отдела логистики проверяли его соответствии документам, затем отправляли документацию в бухгалтерию. Получение сотрудниками бухгалтерии счетов, накладных, актов получения товара, и обработка документов занимали несколько дней.
Ввод данных в ERP систему (Enterprise Resource Planning – система планирования ресурсов предприятия) производился вручную, что провоцировало возникновение ошибок и неточностей.
Из-за медленной и неэффективной обработки документов нарушались сроки оплаты, что снижало общую эффективность работы компании.
Решение.
Внедрение СЭД для оптимизации работы. Интеграция СЭД с существующей ERP системой.
Во время анализа проблематики специалисты компании выдвинули следующие требования к системе:
- простота и удобство в использовании, возможность овладения работой в программе в короткий срок, без вложения значительных финансовых ресурсов;
- возможность быстрого поиска документа по полному тексту;
- контроль доступа к различным задачам, разделам и файлам при помощи разграничения прав доступа;
- наличие электронной подписи (ЭЦП), возможность автоматизации бизнес-процессов;
- сканирование и поддержка существующих печатных документов, возможность их поиска при помощи оптического распознавания текстов;
- бесшовная интеграция с действующей системой ERP Deltek Maconomy;
- возможность настройки уведомлений и интеграции с электронной почтой;
- безопасные доступы к системе через интернет или мобильный телефон.
Большую роль в успешном внедрении сыграло участие руководителей и сотрудников логистического отдела и отдела бухгалтерии в составлении требований к системе, планировании ее интеграции и настройке оформления.
Для внедрения была выбрана система M-Files, которая была удобна в использовании, автоматически импортировала сканированные документы и позволяла бесшовную интеграцию с действующей ERP системой.
Этапы внедрения:
- Формулировка требований к системе
- Определение типов документов, с которыми будут работать в ЕСМ;
- Определение маршрутов согласования документов;
- Описание порядка загрузки новых документов;
- Определение уровней конфиденциальности и прав доступа.
Так сотрудники нескольких департаментов могли загружать счета и связанные документы в систему, сотрудники бухгалтерии — проверять и подписывать документы, а финансисты — осуществлять дальнейшую работу с ними (распределение документов по клиенту, сроком оплаты, неоплаченным счетам и другим категориям).
Интеграция СЭД с ERP.
Интеграция СЭД с ERP позволила сканировать все счета в pdf, производить импорт счетов в центральное хранилище, а затем — экспорт в систему ERP.
Первичные результаты: возможность сотрудников оперативно обрабатывать документы, иметь доступ к документации, возможность отследить статус документа, просрочку платежа, необработанный счет.
Результат проекта, оценка его эффективности.
Эффективность складывается из качественных и количественных показателей. Первые определяются опросом руководства о работе сотрудников, вторые просчитываются исходя из окупаемости инвестиций и чистой прибыли.
Улучшение качественных показателей:
- ускорение обработки документов примерно в 3 раза;
- улучшение эффективной коммуникации и совместной работы между отделами.
Улучшение количественных показателей:
Оценку количественных показателей и эффективность следует оценивать по нескольким показателям:
- сокращение ресурсов во время операций (поиск, доступ и т д);
- обеспечение безопасности;
- снижение расходов.
Одним из главных количественных показателей эффективности внедрения программы ECM – сокращение среднего времени на обработку входящих счетов на 75%. Показатели ROI (return of investment (англ. — окупаемость вложений)) составили 303%. Вложения в проект окупились через 15 месяцев.
Как рассчитать показатели эффективности?
Один из показателей эффективности — коэффициент ROI, показывающий окупаемость вложений.
Для его просчета необходимо знать сумму на внедрение системы СЭД, обучение персонала и поддержание работы системы, а также суммы прибыли, получаемые до внедрения СЭД и после (за равные промежутки времени).
Также должно учитываться среднее время на обработку счетов до внедрения СЭД и после внедрения, и оплату труда специалистов, занятых во внедрении и эксплуатации системы.
Данная история – пример грамотного анализа ситуации, хорошего подбора подходящей системы СЭД, правильно организованной совокупности мер по ее внедрению. Эта история помогает понять результативность внедрения СЭД и экономическую выгоду системы.
Если вы хотите узнать, как лучше оптимизировать работу собственной компании при помощи системы СЭД, записывайтесь на консультацию к нашим специалистам. Мы подберем оптимальное решение на основе специфики работы именно вашей компании. До встречи!
Статья написана по материалам сайта DocFlow.