Проект внедрения СЭД системы в IT компании. Интеграция СЭД с действующей ERP системой.

Интеграция СЭД с ERPВ этой статье мы рассмотрим реальную ситуацию: интеграция СЭД с действующей ERP-системой, ситуацию до внедрения, требования к системе и процедуру поэтапного внедрения, полученный результат с описанием методологии оценки эффективности проекта.

Посылки к внедрению.

Заказчик проекта — крупная IT компания, со штатом более 700 сотрудников и офисами в России, Украине и Юго-Восточной Европе.

Потребность в оптимизации обусловлена стремительным ростом компании и масштаба проектов: увеличилось количество документов, усложнился процесс их согласования и обработки. Возникли сложности в согласовании деятельности бухгалтерии и отдела логистики, которые располагались в различных офисах компании.

Сложности проявлялись в долгом и многоэтапном процессе получения техники и оборудования: сначала сотрудники отдела логистики проверяли его соответствии документам, затем отправляли документацию в бухгалтерию. Получение сотрудниками бухгалтерии счетов, накладных, актов получения товара, и обработка документов занимали несколько дней.

Ввод данных в ERP систему (Enterprise Resource Planning – система планирования ресурсов предприятия) производился вручную, что провоцировало возникновение ошибок и неточностей.

Из-за медленной и неэффективной обработки документов нарушались сроки оплаты, что снижало общую эффективность работы компании.

Решение.

Внедрение СЭД для оптимизации работы. Интеграция СЭД с существующей ERP системой.

Во время анализа проблематики специалисты компании выдвинули следующие требования к системе:

  • простота и удобство в использовании, возможность овладения работой в программе в короткий срок, без вложения значительных финансовых ресурсов;
  • возможность быстрого поиска документа по полному тексту;
  • контроль доступа к различным задачам, разделам и файлам при помощи разграничения прав доступа;
  • наличие электронной подписи (ЭЦП), возможность автоматизации бизнес-процессов;
  • сканирование и поддержка существующих печатных документов, возможность их поиска при помощи оптического распознавания текстов;
  • бесшовная интеграция с действующей системой ERP Deltek Maconomy;
  • возможность настройки уведомлений и интеграции с электронной почтой;
  • безопасные доступы к системе через интернет или мобильный телефон.

Большую роль в успешном внедрении сыграло участие руководителей и сотрудников логистического отдела и отдела бухгалтерии в составлении требований к системе, планировании ее интеграции и настройке оформления.

Для внедрения была выбрана система M-Files, которая была удобна в использовании, автоматически импортировала сканированные документы и позволяла бесшовную интеграцию с действующей ERP системой.

Этапы внедрения:

  1. Формулировка требований к системе
  2. Определение типов документов, с которыми будут работать в ЕСМ;
  3. Определение маршрутов согласования документов;
  4. Описание порядка загрузки новых документов;
  5. Определение уровней конфиденциальности и прав доступа.

Так сотрудники нескольких департаментов могли загружать счета и связанные документы в систему, сотрудники бухгалтерии — проверять и подписывать документы, а финансисты — осуществлять дальнейшую работу с ними (распределение документов по клиенту, сроком оплаты, неоплаченным счетам и другим категориям).

Интеграция СЭД с ERP.

Интеграция СЭД с ERP позволила сканировать все счета в pdf, производить импорт счетов в центральное хранилище, а затем — экспорт в систему ERP.

Первичные результаты: возможность сотрудников оперативно обрабатывать документы, иметь доступ к документации, возможность отследить статус документа, просрочку платежа, необработанный счет.

Результат проекта, оценка его эффективности.

Эффективность складывается из качественных и количественных показателей. Первые определяются опросом руководства о работе сотрудников, вторые просчитываются исходя из окупаемости инвестиций и чистой прибыли.

Улучшение качественных показателей:

  • ускорение обработки документов примерно в 3 раза;
  • улучшение эффективной коммуникации и совместной работы между отделами.

Улучшение количественных показателей:

Оценку количественных показателей и эффективность следует оценивать по нескольким показателям:

  • сокращение ресурсов во время операций (поиск, доступ и т д);
  • обеспечение безопасности;
  • снижение расходов.

Одним из главных количественных показателей эффективности внедрения программы ECM – сокращение среднего времени на обработку входящих счетов на 75%. Показатели ROI (return of investment (англ. — окупаемость вложений)) составили 303%. Вложения в проект окупились через 15 месяцев.

Как рассчитать показатели эффективности?

Один из показателей эффективности — коэффициент ROI, показывающий окупаемость вложений.

Для его просчета необходимо знать сумму на внедрение системы СЭД, обучение персонала и поддержание работы системы, а также суммы прибыли, получаемые до внедрения СЭД и после (за равные промежутки времени).

Также должно учитываться среднее время на обработку счетов до внедрения СЭД и после внедрения, и оплату труда специалистов, занятых во внедрении и эксплуатации системы.

Данная история – пример грамотного анализа ситуации, хорошего подбора подходящей системы СЭД, правильно организованной совокупности мер по ее внедрению. Эта история помогает понять результативность внедрения СЭД и экономическую выгоду системы.

Если вы хотите узнать, как лучше оптимизировать работу собственной компании при помощи системы СЭД, записывайтесь на консультацию к нашим специалистам. Мы подберем оптимальное решение на основе специфики работы именно вашей компании. До встречи!

Статья написана по материалам сайта DocFlow.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *