Управление информацией — 8 проблем и способы их решения

Управление информациейУправление информацией — это сбор, обработка, хранение и интерпретация какой-либо информации, а также разработка и контроль за системой, позволяющей наиболее эффективно собирать и использовать информацию. Ежедневная работа сотрудников бухгалтерии, отдела продаж и закупок, производственного, юридического, IT и других отделов требует выполнения мелких задач, связанных с поиском документов, внесением в них изменений и правок, отправкой на согласование и  т. д. Отлаженность и структурированность этих рутинных действий, четкий регламент процедуры хранения, поиска и обработки документов положительно скажутся на скорости выполнения этих задач, а отсутствие — будет сильно тормозить рабочий процесс и негативно влиять на показатели компании.

В этой статье мы рассмотрим 8 основных проблем в управлении информацией и способы их  решения в рамках внедренной системы электронного документооборота.

  1. Сложности поиска

Взаимодействие с коллегами и представителями контрагентов зачастую требует поиска документов для уточнения и предоставления информации. В таких условиях отсутствие удобной системы поиска — настоящая проблема, поскольку требуется оперативно понять, где может находиться искомый документ в последней редакции, а также найти запрошенные данные в его тексте.

Продолжительный поиск документа или создание нового, если поиск оказался неэффективным — не самый лучший способ продуктивно потратить время.

РЕШЕНИЕ: современные СЭД предлагают возможности полнотекстового поиска, поиска по тэгам, свойствам, отдельным словам или словосочетаниям. Система поиска в СЭД не предполагает привязку файлов к конкретным папкам и поддерживает документы разного формата, что существенно сокращает время на поиск.

  1. Поиск актуальной версии документа

Часто затруднение в поиске вызывают не сложности с определением местоположения документа, а вовлеченность в процесс его создания или утверждения нескольких участников или даже отделов. Процесс создания и утверждения документации такого рода предполагает наличие, как минимум, нескольких версий. В результате чего возникает путаница и расходуется время на определение актуальной утвержденной версии.

Более того, использование неправильной версии договора для подписания с контрагентом может вызвать большое количество проблем впоследствии.

РЕШЕНИЕ: Использование СЭД не предполагает возникновения таких проблем, поскольку в системе сохраняется история изменений документа с фиксацией каждой правки, указанием даты и автора. Справедливо говоря, работа в СЭД вообще не предполагает подобного поиска: работа, по умолчанию, ведется в последней обновленной версии документа, которую можно «откатить» до предшествующей версии, если возникнет необходимость.

  1. Сложности согласования договоров и прочей документации

Внесение правок в договор, согласование, добавление новых правок, снова согласование, визирование руководителями разных отделов, подписание. Такой процесс может затянуться надолго, особенно с учетом разного графика работы, выходных, отпусков, встреч и совещаний руководителей, от которых требуется визирование, простой «человеческий фактор» забывчивости.

РЕШЕНИЕ: Система согласования и подписания документации в СЭД позволяет узнать статус договора без необходимости писать письма или совершать звонки, а также позволит рассылать автоматические напоминания медлящим сотрудникам или руководителям. В системе отражается время подписания и имя пользователя, подписавшего документ, а настройка электронной подписи дает возможность подписать документ даже с мобильного устройства.

Настроив систему уведомлений об изменении статуса документа, вы будете уверены, что получите информацию своевременно, и сможете оперативно отреагировать: например, отправить готовый договор на подпись контрагенту:).

  1. Трата времени на рутинные собрания

Часть времени на рутинных собраниях тратится на обсуждение и согласование мелких вопросов, которые удобнее и проще обсудить удаленно: собрание может затянуться из-за опаздывающих коллег, отклонения обсуждения от главной темы и т. д.

РЕШЕНИЕ: Система СЭД оптимизирует коммуникацию внутри компании, обеспечивает спокойный режим просмотра документов, связанных с задачей, и формулировку ответа каждым заинтересованным сотрудником в удобном режиме.

  1. Отсутствие четкого распределения задач

Работа со входящими обращениями, поступление заявок от новых клиентов в режиме несогласованной работы выполняются не оперативно: не ясно, к какому из менеджеров относится ведение заявки, сложно отследить ее актуальное состояние, может возникнуть «дубляж» — когда два менеджера обрабатывают одну и ту же заявку.

РЕШЕНИЕ: Введение системы ЭД позволяет настроить координацию задач, отслеживать их исполнение и цикл делегирования: сотрудники и руководство компании четко понимают распределение ролей в работе над каждой задачей.

  1. Несогласованность действий сотрудников

Работа в одной компании подразумевает взаимодействие сотрудников разных отделов, необходимость использовать в своей работе одни и те же документы, но с разной целью: юридические отдел проверяет релевантность параграфов договора, отдел продаж подписывает договор с клиентом, бухгалтерия занимается учетом полученных и затраченных средств, а сотрудники склада используют приложение договора для комплектации заказа.

В таких условиях, если процедура согласования и запроса документации не будет регламентирована, возникнет путаница с актуальностью/неактуальностью предоставленной копии документа, вовлечение сотрудников другого отдела в поиск документа и т.д.

РЕШЕНИЕ: Системы электронного документооборота позволяют настроить систему доступа к документации, в которой сотрудник легко самостоятельно находит нужный документ при наличии прав доступа. Как мы уже писали выше, работа происходит только с последней версией документа, но система позволяет посмотреть всю историю работы над файлом и вернуться к предыдущей версии, если это понадобится.

  1. Неэффективная работа с запросами клиентов

Адаптация, усвоение и запоминание информации, необходимой для работы часто отнимает время не только у нового сотрудника, но и у его коллег, которые тратят свое рабочее время на объяснения.

РЕШЕНИЕ: Заведение в системе СЭД базы знаний для размещения запросов от клиентов и партнеров. Такая база может постоянно пополняться, туда заноситься список вопросов по релевантности и быстро помогает усвоить ответы на типовые и не типовые запросы, без вовлечения дополнительных сотрудников. А разграничение прав доступа позволит просматривать информацию базы только тем сотрудникам, которым это необходимо для работы.

  1. Дубляж документов нарушает целостность корпоративной информации

Сотрудники копируют документы себе на смартфон, в «облако» или на почту, чтобы нужная информация всегда была под рукой? Это, безусловно, удобно, но, во-первых, нарушает безопасность корпоративной информации, а, во-вторых, мешает коллективной работе над документом: в системе СЭД отмечается каждая сделанная правка, при не регламентированном процессе работы над документом хронология может нарушиться.

РЕШЕНИЕ: Работа с документами в системе ЭД обеспечивает безопасность корпоративных данных и согласованность коллективной работы над документами. А удобство сотрудников продолжает оставаться на прежнем уровне: документы всегда под рукой в мобильной версии СЭД: их можно искать, вносить правки и подписывать при помощи электронной подписи.

Если вы оценили преимущества систем ЭД и задались выбором подходящей системы, обращайтесь к специалистам IT Solutions! Записывайтесь на консультацию, и наши сотрудники бесплатно проконсультируют вас, и помогут найти решение, оптимальное именно для вашей компании.

IT Solutions — технологии оптимальных решений.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *