FAQ

Здесь будут размещаться наиболее часто задаваемые вопросы.


Для чего нужна система электронного документооборота?

Если вкратце, то система электронного документооборота нужна в первую очередь для систематизации входящих, исходящих и внутренних документов организации. Систематизация в данном случае это:
— Централизованное структурированное хранилище;
— Заполнение атрибутивной информации по каждому документу (чего нельзя сделать при хранении файлов в папках);
— Существенное облегчение и ускорение поиска необходимых документов как по атрибутам. так и по содержанию;
— Наличие справочников (контрагенты, оргструктура, виды документов, состояния договоров и т.д.)
— Упрощение процесса регистрации документов
— Возможность маршрутизации документов

 

В моей фирме работают 10 человек, зачем мне это?

При любом количестве сотрудников есть определенный объем документов, подлежащих регистрации. Если в Вашей компании отсутствует переписка с контрагентами и регистрируется один договор в год — электронный документооборот Вам не нужен. Но если присутствуют входящие, исходящие и внутренние документы, и есть необходимость согласования, утверждения, ознакомления — без системы электронного документооборота не обойтись.

 

Можно ли все это внедрить своими силами?

Своими силами систему внедрить можно. Для этого нужно всего лишь выделить человека, который длительное время будет сначала обучаться основам предметной области, а затем — изучать различные системы электронного документооборота, чтобы сделать выбор. Только после этого он начнет собственно внедрение. Процесс внедрения описан в статье «Как я внедрял DocsVisoon в проектном институте«. При этом не надо забывать о том, что данному сотруднику нужно будет платить немаленькую зарплату, как на этапе внедрения, так и при дальнейшей поддержке, иначе он просто уйдет в другую компанию. Иногда гораздо выгоднее нанять аутсорсинговую компания, которая займется как внедрением, так и поддержкой. Причем сделает это на высоком профессиональном уровне.

 

Можно ли внедрить систему бесплатно?

Совершенно бесплатного внедрения не может быть в принципе. Даже при выборе свободно распространяемой (бесплатной) системы все равно необходимо иметь инфраструктуру под эту систему (сервер, а возможно и не один), обслуживающий персонал и внедренцев. И независимо от того, будет вестись внедрение своими силами или силами сторонней организации, это внедрение будет стоить денег.

 

Какие могут быть подводные камни при выборе системы?

Подводных камней может быть великое множество. Попробую перечислить основные:
— Отсутствие грамотно составленного ТЗ. Это может привести к большому перерасходу средств при внедрении, либо к полному срыву внедрения.
— Отсутствие компетентных специалистов со стороны заказчика. В этом случае подрядчик может элементарно сдать систему, которая не будет удовлетворять требованиям заказчика и соответственно не будет работать. В моей практике подобные случаи были.
— Недобросовестный подрядчик. Перед тем, как внедрять систему самостоятельно, мы пригласили на встречу специалистов одной из крупнейших фирм по внедрению именно этой СЭД. В итоге в процессе встречи мне приходилось постоянно поправлять инженера, т.к. он плавал в технических вопросах. А в итоге на следующий день было выставлено коммерческое предложение на сумму 1 865 342 руб. При этом обследование нашей компании представителями подрядчика не проводилось, цифра была взята с потолка, т.к. обосновать её подрядчик не смог.
— Инертность и закостенелость сотрудников заказчика. Некоторые сотрудники (особенно пожилого возраста) обычно в штыки принимают все новинки и пытаются саботировать их внедрение. Здесь со стороны руководства компании-заказчика необходима твердая установка на то, что система будет внедрена, и все будут в ней работать.

 

Терминология СЭД

— Документ. Это любой документ, находящийся в системе в электронном виде. Это может быть файл Word, Excel, графический файл с отсканированным бумажным документом. Документы могут быть входящими, исходящими, внутренними.
— Карточка документа. Это некая совокупность (структура) атрибутов (полей, данных), необходимая для идентификации приложенного документа(ов), хранения и оперативного доступа к этим атрибутам. В карточке документа могут быть указаны дата регистрации, регистрационный номер, регистратор (сотрудник), контрагент, номер дела/папки, где хранится бумажная версия и т.п. Атрибуты могут быть сгруппированый по различным признакам.
— Вид документа. Поименованная совокупность документов, предназначенных для выполнения одних и тех же, либо сходных функций. Например «договор», «Входящее письмо», «Служебная записка».
— Атрибут карточки документа. Данные, позволяющие идентифицировать документ по определенным признакам. например по регистрационному номеру. Атрибут может быть как уникальным, так и нет.
Например, от одного контрагента может быть несколько входящих писем, т.е. атрибут «Контрагент» не уникальный. Но каждое письмо имеет свой регистрационный номер, т.е. атрибут «регистрационный номер» является уникальным.
— Бизнес-процесс (workflow). В терминах СЭД это запрограммированная последовательность действий, приводящая к определенному результату. Например, бизнес процесс регистрации входящего в общем случае это присвоение регистрационного номера, приложение скана письма к регистрационной карточке, указание отправителя и получателя, ознакомление получателя с письмом.

 

Вы можете задать интересующие Вас вопросы в комментариях, наиболее интересные будут размещены в ЧаВо.