FAQ

Если вкратце, то система электронного документооборота нужна в первую очередь для систематизации входящих, исходящих и внутренних документов организации. Систематизация в данном случае это:

— Централизованное структурированное хранилище;

— Заполнение атрибутивной информации по каждому документу (чего нельзя сделать при хранении файлов в папках);

— Существенное облегчение и ускорение поиска необходимых документов как по атрибутам. так и по содержанию;

— Наличие справочников (контрагенты, оргструктура, виды документов, состояния договоров и т.д.)

— Упрощение процесса регистрации документов

— Возможность маршрутизации документов

При любом количестве сотрудников есть определенный объем документов, подлежащих регистрации. Если в Вашей компании отсутствует переписка с контрагентами и регистрируется один договор в год — электронный документооборот Вам не нужен. Но если присутствуют входящие, исходящие и внутренние документы, и есть необходимость согласования, утверждения, ознакомления — без системы электронного документооборота не обойтись.

Своими силами систему внедрить можно. Для этого нужно всего лишь выделить человека, который длительное время будет сначала обучаться основам предметной области, а затем — изучать различные системы электронного документооборота, чтобы сделать выбор. Только после этого он начнет собственно внедрение. Процесс внедрения описан в статье «Как я внедрял DocsVisoon в проектном институте«. При этом не надо забывать о том, что данному сотруднику нужно будет платить немаленькую зарплату, как на этапе внедрения, так и при дальнейшей поддержке, иначе он просто уйдет в другую компанию. Иногда гораздо выгоднее нанять аутсорсинговую компания, которая займется как внедрением, так и поддержкой. Причем сделает это на высоком профессиональном уровне.

Совершенно бесплатного внедрения не может быть в принципе. Даже при выборе свободно распространяемой (бесплатной) системы все равно необходимо иметь инфраструктуру под эту систему (сервер, а возможно и не один), обслуживающий персонал и внедренцев. И независимо от того, будет вестись внедрение своими силами или силами сторонней организации, это внедрение будет стоить денег.

Подводных камней может быть великое множество. Попробую перечислить основные:

— Отсутствие грамотно составленного ТЗ. Это может привести к большому перерасходу средств при внедрении, либо к полному срыву внедрения.

— Отсутствие компетентных специалистов со стороны заказчика. В этом случае подрядчик может элементарно сдать систему, которая не будет удовлетворять требованиям заказчика и соответственно не будет работать. В моей практике подобные случаи были.

— Недобросовестный подрядчик. Перед тем, как внедрять систему самостоятельно, мы пригласили на встречу специалистов одной из крупнейших фирм по внедрению именно этой СЭД. В итоге в процессе встречи мне приходилось постоянно поправлять инженера, т.к. он плавал в технических вопросах. А в итоге на следующий день было выставлено коммерческое предложение на сумму 1 865 342 руб. При этом обследование нашей компании представителями подрядчика не проводилось, цифра была взята с потолка, т.к. обосновать её подрядчик не смог.

— Инертность и закостенелость сотрудников заказчика. Некоторые сотрудники (особенно пожилого возраста) обычно в штыки принимают все новинки и пытаются саботировать их внедрение. Здесь со стороны руководства компании-заказчика необходима твердая установка на то, что система будет внедрена, и все будут в ней работать.

— Документ. Это любой документ, находящийся в системе в электронном виде. Это может быть файл Word, Excel, графический файл с отсканированным бумажным документом. Документы могут быть входящими, исходящими, внутренними.

— Карточка документа. Это некая совокупность (структура) атрибутов (полей, данных), необходимая для идентификации приложенного документа(ов), хранения и оперативного доступа к этим атрибутам. В карточке документа могут быть указаны дата регистрации, регистрационный номер, регистратор (сотрудник), контрагент, номер дела/папки, где хранится бумажная версия и т.п. Атрибуты могут быть сгруппированый по различным признакам.

— Вид документа. Поименованная совокупность документов, предназначенных для выполнения одних и тех же, либо сходных функций. Например «договор», «Входящее письмо», «Служебная записка».

— Атрибут карточки документа. Данные, позволяющие идентифицировать документ по определенным признакам. например по регистрационному номеру. Атрибут может быть как уникальным, так и нет.

Например, от одного контрагента может быть несколько входящих писем, т.е. атрибут «Контрагент» не уникальный. Но каждое письмо имеет свой регистрационный номер, т.е. атрибут «регистрационный номер» является уникальным.

— Бизнес-процесс (workflow). В терминах СЭД это запрограммированная последовательность действий, приводящая к определенному результату. Например, бизнес процесс регистрации входящего в общем случае это присвоение регистрационного номера, приложение скана письма к регистрационной карточке, указание отправителя и получателя, ознакомление получателя с письмом.

Вы можете задать интересующие Вас вопросы в комментариях, наиболее интересные будут размещены в ЧаВо.